Estamos
ya en la época del año en que las empresas presentan sus resultados anuales en
las habituales asambleas generales. También y con la llegada del buen tiempo y
la finalización de las restricciones por la pandemia, se vuelven a organizar
actos empresariales e institucionales con la intención de que tengan la mayor
proyección mediática posible que redunde en beneficio de la imagen y reputación
de la entidad en cuestión.
Para
ello, además de elegir el día de la semana más adecuado para la celebración del
evento, un contenido atractivo, participantes de un perfil interesante y un
buen lugar, hay que llevar a cabo una adecuada convocatoria de prensa que nos
permita rentabilizar la visibilidad del acto. Una visibilidad que será sobre
todo esencial en convocatorias de prensa provocadas por situaciones de crisis,
si bien la naturaleza y especificidad de éstas las dejaremos para otro artículo
sobre medios y gestión de crisis.
Pero
volvamos a nuestra convocatoria de prensa para la cobertura de un evento. Para
ello te vamos a dar aquí algunas recomendaciones que sin duda te serán de gran
utilidad.
Para
empezar, es esencial contar con un buen contenido que atraiga la atención de
los medios, bien por la propia naturaleza del acto o bien porque asistirá una
destacada personalidad. Por ejemplo, la asistencia de algún miembro de la
Familia Real, el Gobierno, un experto de reconocido prestigio o un famoso,
dependiendo todo ello, de la naturaleza del acto que vayamos a organizar
lógicamente.
Recordemos
que invitamos a los periodistas a que asistan, por lo que el desplazamiento
debe estar justificado por el valor informativo que solo con su asistencia
personal obtendrán, de lo contrario se sentirán defraudados y utilizados lo que
se volverá contra nosotros.
Otro
aspecto a tener en cuenta para contar la asistencia de periodistas es enviarles
una convocatoria con la información más adecuada que despierte su interés
periodístico por el evento correspondiente, además de contener información
sobre la fecha, lugar y hora de celebración, el programa del acto y llegado el
caso, adjuntar un pequeño plano de acceso en caso de ser necesario por la
ubicación del lugar del mismo.
Asimismo,
es muy importante contar con profesionales que conozcan el funcionamiento de
los medios de comunicación y el trabajo de los periodistas a la hora de preparar
y enviar la convocatoria con la antelación necesaria. Con una semana o diez
días, el periodista podrá comprobar su agenda y organizarse, aunque las
confirmaciones suelen llegar siempre a ultima hora. No pasa nada. Nos interesa
que tengan el evento en cuenta para incluirlo en su agenda informativa.
Y,
por último, rezar para que la actualidad no eche por tierra nuestro trabajo,
porque muchas veces pasa que un suceso o una dimisión inesperada cambia la
agenda informativa y perdemos el interés de los periodistas en favor de esa
primicia de última hora.