25 de mayo de 2022

Para una adecuada convocatoria de prensa

Estamos ya en la época del año en que las empresas presentan sus resultados anuales en las habituales asambleas generales. También y con la llegada del buen tiempo y la finalización de las restricciones por la pandemia, se vuelven a organizar actos empresariales e institucionales con la intención de que tengan la mayor proyección mediática posible que redunde en beneficio de la imagen y reputación de la entidad en cuestión.

Para ello, además de elegir el día de la semana más adecuado para la celebración del evento, un contenido atractivo, participantes de un perfil interesante y un buen lugar, hay que llevar a cabo una adecuada convocatoria de prensa que nos permita rentabilizar la visibilidad del acto. Una visibilidad que será sobre todo esencial en convocatorias de prensa provocadas por situaciones de crisis, si bien la naturaleza y especificidad de éstas las dejaremos para otro artículo sobre medios y gestión de crisis.

Pero volvamos a nuestra convocatoria de prensa para la cobertura de un evento. Para ello te vamos a dar aquí algunas recomendaciones que sin duda te serán de gran utilidad.

Para empezar, es esencial contar con un buen contenido que atraiga la atención de los medios, bien por la propia naturaleza del acto o bien porque asistirá una destacada personalidad. Por ejemplo, la asistencia de algún miembro de la Familia Real, el Gobierno, un experto de reconocido prestigio o un famoso, dependiendo todo ello, de la naturaleza del acto que vayamos a organizar lógicamente.

Recordemos que invitamos a los periodistas a que asistan, por lo que el desplazamiento debe estar justificado por el valor informativo que solo con su asistencia personal obtendrán, de lo contrario se sentirán defraudados y utilizados lo que se volverá contra nosotros.

Otro aspecto a tener en cuenta para contar la asistencia de periodistas es enviarles una convocatoria con la información más adecuada que despierte su interés periodístico por el evento correspondiente, además de contener información sobre la fecha, lugar y hora de celebración, el programa del acto y llegado el caso, adjuntar un pequeño plano de acceso en caso de ser necesario por la ubicación del lugar del mismo.

Asimismo, es muy importante contar con profesionales que conozcan el funcionamiento de los medios de comunicación y el trabajo de los periodistas a la hora de preparar y enviar la convocatoria con la antelación necesaria. Con una semana o diez días, el periodista podrá comprobar su agenda y organizarse, aunque las confirmaciones suelen llegar siempre a ultima hora. No pasa nada. Nos interesa que tengan el evento en cuenta para incluirlo en su agenda informativa.

Y, por último, rezar para que la actualidad no eche por tierra nuestro trabajo, porque muchas veces pasa que un suceso o una dimisión inesperada cambia la agenda informativa y perdemos el interés de los periodistas en favor de esa primicia de última hora.