"Donde funciona un televisor hay alguien que no está leyendo"
John Irving, escritor estadounidense. (1942)

15 de julio de 2008

"Vísteme despacio que tengo prisa"


Si las prisas no son buenas compañeras, menos lo son para organizar un evento. Todo debe estar estudiado y prever cualquier posible contratiempo que pueda surgir y restarle lucimiento. La improvisación no debe tener cabida y sí una buena planificación y un trabajo bien hecho.

La variedad y características de actos que puede plantearse organizar una empresa son múltiples pero todos ellos, sea el que fuere, van a convertirse en su propio escaparate, en una oportunidad de lucimiento y donde el anfitrión debe desplegar el buen hacer hacia sus invitados, con el deseo que estos se encuentren en el mejor ambiente y lo más cómodos posible.

Presentaciones de productos, asambleas, juntas directivas, ruedas de prensa, jornadas de puertas abiertas, desayunos con periodistas y así hasta conformar un largo etcétera de actos de carácter tanto interno como externo, las empresas deben estar preparadas para afrontarlos, correspondiendo esa tarea a sus propios departamentos de comunicación o encargando su diseño y ejecución a una agencia de comunicación y relaciones públicas.

Son cada vez más las empresas que confían en estos profesionales para la organización de cualquier tipo de evento, lo que se traduce en un éxito prácticamente asegurado, pues ellos, desde su experiencia y tras la valoración de las necesidades y deseos del cliente, van a desarrollar un trabajo ajustado a cada caso.

Organizar un evento requiere, como decíamos anteriormente, de una buena planificación que ha de integrar cada uno de los numerosos aspectos que lo conforman, teniendo en cuenta que todos ellos son elementos básicos e imprescindibles: El carácter del acto, el número de invitados, la elección de sala, la decoración de ésta, la distribución de los asistentes, organizar la mesa presidencial de acuerdo al protocolo, establecer la agenda del acto, comprobar que se cuenta en el recinto con un óptimo equipo de audio y sonido, marcar las pautas a los fotógrafos y a los equipos de cámaras que grabarán el acto, el envío de invitaciones, la confirmación de asistentes, la convocatoria dirigida a los medios de comunicación si les invitamos, la elaboración de las notas de prensa que den constancia del acontecimiento, la recepción de invitados y medios…y, en definitiva, coordinar todos y cada uno de estos elementos, que se convierte en una tarea, a veces, compleja, pero que en manos de especialistas se traducirá en algo sencillo, de cara a los asistentes.

Sus horas de dedicación harán que este gran puzzle cuyas piezas por separado no tendrían sentido, encajen a la perfección, configurando un gran escenario donde la imagen de la empresa cobra una importancia indiscutible, al convertirse en la gran protagonista de cara a los invitados, personal interno, medios y ante todos aquellos a quienes se haga partícipes.

Se convierte, por tanto, en una oportunidad de cara a potenciar la imagen exterior de la empresa y es ahí donde radica la necesidad de afrontar todos estos tipos de eventos desde la más estricta profesionalidad, contando con los medios humanos y técnicos necesarios, que sumen puntos en su labor de comunicación y que sirvan para afianzar y consolidar la reputación de la compañía.