Tríada Comunicación invitada al curso Comunicación de Crisis de la Asociación de la Prensa de La Rioja

La agencia Tríada Comunicación y Relaciones Públicas participó como invitada en el curso Comunicación en Situaciones de Crisis, que organizó la Asociación de la Prensa de La Rioja y al que asistieron profesionales con amplia experiencia en este tema tanto en empresas e instituciones como en gabinetes de prensa y medios de comunicación.

Tríada estuvo representada por su director, Juan Marcos Vallejo, quien en su ponencia Introducción a la comunicación de crisis. Conceptos básicos y líneas de actuación, expuso la importancia que tiene para las empresas, entidades y organismos contar con planes de gestión de la comunicación en situaciones en las que la imagen y la reputación de la organización puede quedar en entredicho, al mismo tiempo que señaló que la gestión de una crisis comienza mucho tiempo antes de que ésta se produzca, a través de la puesta en marcha de acciones de comunicación que ayuden a la imagen y reputación de la organización.

Durante el seminario y a preguntas de la Agencia EFE, señaló que en la actualidad y en estos momentos de crisis “las empresas son conscientes de que deben gestionar bien su comunicación”, al mismo tiempo que les recomendó que “aunque en estos momentos se plateen recortes presupuestarios, hagan lo contrario, comunicar que siguen en el mercado y hacen las cosas bien”.

En el seminario participaron entre otros profesionales, Francisco Rosillo, experto en comunicación de crisis, Roberto Rodríguez, periodista y miembro del Grupo Consultivo Europeo de Seguridad Alimentaria, Inmaculada Gómez Mardones, periodista de El País y Elsa González Díaz, jefa de Sociedad de la Cadena COPE.

El Seminario que contó con una concurrida asistencia, tuvo lugar el fin de semana del 18 al 19 de abril en la Casa del Periodista en Logroño, sede la Asociación de la Prensa de La Rioja.

Carme Chacón se equivocó

La vestimenta de la ministra de Defensa, Carme Chacón, con la que acudió a los actos de la Pascua Militar celebrados el pasado 6 de enero en el Palacio Real de Madrid bajo la presidencia de Sus Majestades los Reyes, ha levantado una polémica sobre su idoneidad, lo que ha concitado la opinión de asesores de imagen, estilistas, expertos en protocolo, políticos, periodistas y hasta feministas.

Pues bien, desde el punto de vista del protocolo, el vestuario que lució la ministra fue totalmente inapropiado para un acto como ese, y si consideramos al protocolo como saber estar, la ministra desde luego no supo estar en esta ocasión.

Algunos defensores de su vestuario han alegado entre otras cosas que lo acordado para el acto no le afectaba como titular de Defensa por ser civil, pero tendría que haberse ceñido a lo establecido para las mujeres en el protocolo del acto y más al ocupar el cargo que desempeña, por lo que su vestuario no era el adecuado para un acto de la envergadura y trascendencia como es la celebración de la Pascua Militar.

Otros también han señalado que el traje tipo esmoquin de Carme Chacón supone “modernizar” el protocolo, explicación que demuestra desconocimiento y confusión en lo que respecta al mismo. Porque siguiendo esta línea y para ser “modernos”, los hombres deberían haber acudido con traje en lugar de chaqué e incluso sin corbata, como ya hizo en su momento el ministro Miguel Sebastián en el Congreso alegando temas medioambientales, actitud por la que también se le criticó.

El protocolo y la etiqueta han de cumplirse aunque nunca imponerse, pero si en un acto cualquiera se ha establecido un protocolo determinado, debe ejecutarse el mismo, especialmente por aquellos a los que su posición institucional les convierte en protagonistas del evento en cuestión. En caso de no hacerse así, lo más conveniente es que se suprima el protocolo y que cada cual asista de la manera que mejor considere, pero no se deben dar por correctos determinados comportamientos amparándose en pretendidas modernidades.

La ministra acudió bien vestida para asistir a la entrega de unos premios o para salir a cenar con sus amigos, pero no para acudir a la Pascua Militar. Alguien le asesoró mal y Carme Chacón se equivocó.

"Vísteme despacio que tengo prisa"

Si las prisas no son buenas compañeras, menos lo son para organizar un evento. Todo debe estar estudiado y prever cualquier posible contratiempo que pueda surgir y restarle lucimiento. La improvisación no debe tener cabida y sí una buena planificación y un trabajo bien hecho.

La variedad y características de actos que puede plantearse organizar una empresa son múltiples pero todos ellos, sea el que fuere, van a convertirse en su propio escaparate, en una oportunidad de lucimiento y donde el anfitrión debe desplegar el buen hacer hacia sus invitados, con el deseo que estos se encuentren en el mejor ambiente y lo más cómodos posible.

Presentaciones de productos, asambleas, juntas directivas, ruedas de prensa, jornadas de puertas abiertas, desayunos con periodistas y así hasta conformar un largo etcétera de actos de carácter tanto interno como externo, las empresas deben estar preparadas para afrontarlos, correspondiendo esa tarea a sus propios departamentos de comunicación o encargando su diseño y ejecución a una agencia de comunicación y relaciones públicas.

Son cada vez más las empresas que confían en estos profesionales para la organización de cualquier tipo de evento, lo que se traduce en un éxito prácticamente asegurado, pues ellos, desde su experiencia y tras la valoración de las necesidades y deseos del cliente, van a desarrollar un trabajo ajustado a cada caso.

Organizar un evento requiere, como decíamos anteriormente, de una buena planificación que ha de integrar cada uno de los numerosos aspectos que lo conforman, teniendo en cuenta que todos ellos son elementos básicos e imprescindibles: El carácter del acto, el número de invitados, la elección de sala, la decoración de ésta, la distribución de los asistentes, organizar la mesa presidencial de acuerdo al protocolo, establecer la agenda del acto, comprobar que se cuenta en el recinto con un óptimo equipo de audio y sonido, marcar las pautas a los fotógrafos y a los equipos de cámaras que grabarán el acto, el envío de invitaciones, la confirmación de asistentes, la convocatoria dirigida a los medios de comunicación si les invitamos, la elaboración de las notas de prensa que den constancia del acontecimiento, la recepción de invitados y medios…y, en definitiva, coordinar todos y cada uno de estos elementos, que se convierte en una tarea, a veces, compleja, pero que en manos de especialistas se traducirá en algo sencillo, de cara a los asistentes.

Sus horas de dedicación harán que este gran puzzle cuyas piezas por separado no tendrían sentido, encajen a la perfección, configurando un gran escenario donde la imagen de la empresa cobra una importancia indiscutible, al convertirse en la gran protagonista de cara a los invitados, personal interno, medios y ante todos aquellos a quienes se haga partícipes.

Se convierte, por tanto, en una oportunidad de cara a potenciar la imagen exterior de la empresa y es ahí donde radica la necesidad de afrontar todos estos tipos de eventos desde la más estricta profesionalidad, contando con los medios humanos y técnicos necesarios, que sumen puntos en su labor de comunicación y que sirvan para afianzar y consolidar la reputación de la compañía.

La necesidad del protocolo en los negocios

El protocolo no es algo elitista, aburrido y pasado de moda que deba arrinconarse u olvidarse; el protocolo es algo vivo y que hoy en día cobra especial importancia en el mundo de los negocios.

No sólo es una disciplina aplicable a los ámbitos oficiales y solemnes, lo es también a otros como el mundo de las compañías y los negocios donde cada vez es más importante saber estar, saber organizar correctamente un acto o asistir como invitado, simplemente, a una entrega de premios por parte de alguna institución u organismo en el que estén presentes representantes de otras empresas, personalidades del mundo de la cultura, el deporte, la política o de la realeza. Por tanto, una persona no puede ni debe expresarse en todo momento de su vida social y empresarial del modo que crea oportuno sin tener en cuenta ni donde está, ni con quien está, ni a quién representa.

Y es que el protocolo regula la disposición, tratamiento y ordenación de todos los elementos de la vida social aplicable a cualquier ámbito de la actividad humana. Así, empleado en un determinado evento público, empresarial, oficial o privado, permite que el mismo se desarrolle de la manera correcta y que cada uno de los invitados sepa el lugar que le corresponde y cual es su cometido.

Cuando nuestra empresa organiza un acto, por ejemplo, la firma de un acuerdo, la entrega de un premio o un cóctel, se convierte en el centro de atención por parte de otras empresas de la competencia, de clientes, proveedores, autoridades o medios, lo que hace imprescindible que cada uno de los asistentes y el desarrollo del evento sea lo más perfecto posible, contribuyendo con ello a elevar el prestigio social y empresarial de la compañía, convirtiéndola en un modelo a seguir e incluso a superar.

Igual ocurre cuando debemos acudir a un acto en representación de nuestra compañía. En este caso, nuestro comportamiento y actitudes deben ser las correctas y adecuadas, demostrando con ello que sabemos estar en cualquier ambiente, representando dignamente a nuestra empresa.

Saber saludar a determinadas personas en razón del cargo o responsabilidad que ocupan, llevar la indumentaria correcta o conocer el protocolo en la mesa, nos convertirán en el invitado o el anfitrión perfectos.

Pero todo ello no es posible si no se cuenta con los conocimientos adecuados y con el entrenamiento necesario que nos permita afrontar la actividad social con seguridad y buen hacer, siendo imprescindible el asesoramiento de expertos en la materia que nos señalen los aspectos más importantes para lograr desenvolvernos correctamente.

Como decía Tayllerand “Solo los tontos se burlan del protocolo. Simplifica la vida”, pues se trata sólo de hacer las cosas de la forma adecuada.

La preparación es la mejor improvisación

Durante las elecciones del pasado 9 de marzo hemos podido ver una vez más la extraordinaria importancia que tienen los medios de comunicación, de manera especial los audiovisuales, a la hora de transmitir mensajes e ideas en los que los candidatos de los partidos han intentado convencer a los ciudadanos de las bondades de sus políticas o propuestas.

Hemos oído y leído hasta la saciedad como preparaban los líderes políticos hasta el más mínimo detalle para no dejar nada a la improvisación, ya que es preciso en momentos cruciales para una formación política como es un periodo electoral, la proyección de liderazgo que es esencial para generar credibilidad y mejorar la percepción personal y del partido al que se representa.

Exactamente igual sucede en el mundo de la empresa, donde también es preciso ser un buen portavoz y donde son muchos los directivos, magníficos gestores, que sin embargo no comunican bien y son conscientes de esta limitación que se deja traslucir tanto en presentaciones profesionales ante auditorios más o menos numerosos, como ante las cámaras de televisión, en una entrevista o en un debate cuando se convierten en portavoces de su compañía.

Pero esa limitación a la hora de comunicar que en algunos casos es miedo escénico a hablar ante un auditorio o realizar una entrevista en radio o televisión, tiene fácil solución si uno adquiere los conocimientos y el entrenamiento adecuado de la mano de profesionales y expertos en este ámbito de las relaciones públicas.

Ese entrenamiento para un portavoz debe pasar en primer lugar, por marcar los objetivos que se deseen alcanzar a la hora de comparecer públicamente. Es muy importante tener definidos de manera clara los mensajes que se quieran lanzar, siempre adaptados al auditorio o a los públicos a los que uno se dirija. Deberán ser unos mensajes claros, capaces de llegar a todos y ser entendidos por todos, enfatizando en la medida de lo posible, la parte emocional de los mismos.

En segundo lugar está la parte correspondiente a la propia imagen, a la telegenia, pues uno se convierte en imagen de la empresa a la que pertenece. Los gestos, la voz o el vestuario que también forman parte del mensaje son muy importantes y deben cuidarse al máximo. Un vestuario que distraiga la atención del espectador o unos gestos que denoten tensión o agresividad pueden echar por tierra el objetivo propuesto, porque si importante es el contenido del mensaje, no lo es menos la forma de expresarlo.

Teniendo en cuenta estos aspectos, cualquier directivo puede encarar con resultados positivos una posible comparecencia ante los medios de comunicación, ser un buen portavoz de su compañía o salir airoso tras impartir una conferencia ante un auditorio más o menos numeroso o más o menos complicado, porque todo se reduce a tener una buena preparación y un intenso entrenamiento que al final darán excelentes resultados, ya que la mejor improvisación es la que está más preparada.

Cómo elegir una agencia de comunicación

Cada vez es mayor el número de empresas de todos los ámbitos que hacen comunicación, cada día que pasa los empresarios españoles son más conscientes de la importancia que tiene comunicar y comunicar bien para la vida de sus negocios. Prueba de ello es que la comunicación empresarial constituye ya un área más de las compañías como pueden ser Marketing o Recursos Humanos.

Siempre que una empresa se plantea comunicar surge la duda, la cuestión, de qué criterios seguir a la hora de contratar una agencia de relaciones públicas, ya que si importante es realizar una campaña de comunicación, no lo es menos saber elegir a los profesionales que habrán de conducirnos por el proceloso mundo de los medios o de las relaciones con las administraciones, los preparativos a la hora de organizar un evento o por la delicada gestión de una crisis.

Entre las características a tener en cuenta a la hora de hacernos con los servicios de una consultora de relaciones públicas, está su capacidad de establecer la estrategia adecuada para nuestra empresa gracias a una perfecta identificación de las necesidades, al mismo tiempo que su experiencia en nuestro sector le permita identificar los retos a los que tendremos que hacer frente, por lo que un conocimiento previo en situaciones similares a las que nosotros podamos vivir, es fundamental a la hora de encargarle nuestra comunicación.

Otro aspecto que tampoco es baladí y que hay que tener en cuenta, es el tamaño de las agencias, ya sean especializadas o no, y que van desde las grandes corporaciones internacionales hasta agencias compuestas por dos personas. En este caso, nuestras necesidades y presupuesto serán los elementos que determinen la elección de unas u otras.

Las agencias grandes ofrecen sin lugar a dudas mayor capacidad, especialmente si el proyecto o programa de comunicación es de grandes dimensiones o tiene proyección internacional, aunque también suponen mayores costes. Las agencias pequeñas suelen ofrecer un servicio mucho más personalizado, mayor implicación en el proyecto y, en caso de un gran volumen de trabajo, suelen incorporar consultores externos con amplia experiencia, pues han de contrarrestar esa menor disponibilidad de personal con expertos profesionales. Todo ello con unos costes inferiores comparado con las grandes consultoras debido a la ausencia de grandes infraestructuras que mantener.

Otro aspecto a destacar a la hora de poner en manos de una agencia nuestra comunicación, es conocer su capacidad de resolución de problemas, sobre todo si nuestra empresa puede padecer en algún momento una situación de crisis que suponga un cuestionamiento de su imagen y reputación a nivel de opinión pública. En este caso, se hace obligado contratar los servicios de una consultora con experiencia en la gestión de crisis. Si además, es conocedora de nuestro sector, no cabe duda de que las posibilidades de conseguir una resolución positiva serán mayores.

Por tanto, la elección de una agencia de comunicación no es un asunto que pueda decidirse de manera precipitada, necesita y exige de un análisis de nuestras necesidades reales, estrategias, objetivos y presupuestos, porque estamos poniendo en otras manos un valor tan preciado como son la imagen y reputación de nuestra compañía, con la responsabilidad que eso supone de cara al futuro del negocio.

Una vez que hayamos elegido, se hace también necesario estar en permanente comunicación y relación con la agencia, con los profesionales que lleven nuestra cuenta para, a través de reuniones periódicas, calendarios, informes y demás modos de seguimiento, poder conocer al detalle la evolución de nuestra comunicación, sus resultados y el motivo de las estrategias seguidas. Sólo una verdadera colaboración e intercambio de información con la consultora permitirá obtener los mejores resultados para nuestra compañía, lo que se traducirá en su consolidación y éxito empresarial.